Владимир Петрович Молочков
Компьютер для секретаря и офис-менеджера

Предисловие

От автора и издателей

Структура книги

Быть профессиональным офис-менеджером – задача и сложная, и интересная. Необходимо не только управлять офисной оргтехникой (факс, принтер, сканер, цифровая фотокамера и др.), но и «ладить» с компьютером, офисными программами, а также уметь правильно оформлять всю деловую информацию. Об этом и рассказывается в данном издании, которое состоит из трех частей, десяти глав и трех приложений.

ЧАСТЬ I. АВТОМАТИЗАЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОСНОВЫ РАБОТЫ НА КОМПЬЮТЕРЕ. Задача этой части – введение пользователя в мир работы на компьютере. Читатель знакомится с операционной системой MS Windows XP и электронным офисом MS Office 2003, а также рядом других полезных и необходимых для его профессии программ.

Глава посвящена основным операциям с MS Windows XP и практической работе в программе Проводник. Описаны главные элементы интерфейса, даны базовые представления о файлах и папках, а также командах копирование, сохранения и удаления информации.

В практической работе секретаря иногда возникает задача создания простейших рисунков для документов, презентаций, поздравления коллег, схемы проезда к офису и других. В этой части книги показано, как это можно выполнить в операционной системе Windows XP легко и быстро, не прибегая к таким сложным профессиональным пакетам, как Adobe Photoshop и CorelDRAW.

Глава 3. Работа на компьютере с текстом. Подготовка документов в Microsoft Word 2003. В главе приведен теоретический и практический материал по созданию и редактированию текстовых документов, содержащих форматированный текст, рисунки и таблицы. Читателю дано представление о правилах оформления основных офисных документов средствами MS Word.

111яяяаграмм. Электронные таблицы MS Excel 2003. В главе описана техника работы с электронными таблицами, приведены практические примеры построения графиков и диаграмм на основе таблиц данных.

Антивирусы и архиваторы. Приведены рекомендации по поиску информации в Сети, дан небольшой обзор тематических ресурсов Интернета. Описано оформление и отправление деловых сообщений, писем, уведомлений электронной почтой (e-mail). Рассказано, как избежать попадания в ваш компьютер сетевых вирусов. Дан обзор программ-архиваторов, позволяющих уменьшить размер файла, отправляемого в сеть.

ЧАСТЬ II. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ документаЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. В этой части книги говорится о документационном обеспечении предприятий и об основах работы секретаря: делопроизводстве, документообороте, работе с офисной оргтехникой, а также приводятся уроки машинописи, позволяющие самостоятельно и быстро освоить работу с клавиатурой методом слепой печати.

В этой главе рассмотрены следующие вопросы: правила и требования к составлению и оформлению документов; основные виды деловых бумаг; реквизиты, нормативно-методические материалы и ГОСТы, регламентирующие работу с документами. Примеры: приказы, распорядительные, уставные и договорные документы предприятия.

Здесь рассматриваются организация документооборота предприятия, регистрация, контроль исполнения документов;

оформление трудовых отношений, финансовая документация, деловая корреспонденция, протоколы; систематизация и хранение документов; номенклатура дел организации, подготовка документов к архивному хранению. Рассмотрены примеры приказов, распорядительных, уставных, договорных документов.

В главе дана информация (своеобразный «ликбез»), позволяющая начинающему пользователю быстро войти в мир компьютерного железа и офисной оргтехники. Здесь кратко описаны основные узлы ПК, а также компьютерная периферия – принтеры, сканеры, цифровые фотокамеры, модемы и т. п.

ЧАСТЬ III. БАЗОВЫЕ УРОКИ МАШИНОПИСИ НА ПК.

Пишущие машинки ушли в прошлое. В этой главе будут показаны основные практические упражнения для освоения слепого метода работы на клавиатуре компьютера, а также приведен небольшой обзор программ, называемых «клавиатурными тренажерами».

Глава 10. Ввод текстовой и знаковой информации.

Приложение 1. Словарь терминов.

Приложение 2. Основные положения по эргономике и безопасной работе на компьютере.

Приложение 3. Образцы типовых документов предприятия.

Некоторые условные обозначения и договоренности

Мышь

На мыши с двумя кнопками предполагается, что левая кнопка действует как основная, а правая кнопка – как вспомогательная. Использование правой кнопки в тексте оговаривается специально. Так, например, выражение «Щелкните мышью» (на кнопке, пиктограмме, документе и т. д.) означает, что нужно поместить указатель мыши на нужный объект, а затем нажать и отпустить левую кнопку мыши. «Щелкните правой кнопкой мыши» означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать и отпустить правую кнопку мыши.

Выражение «перетащить» (отбуксировать) означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши на новое место, а затем отпустить кнопку мыши.

Клавиатура

Знак «+» между названиями клавиш указывает на то, что данные клавиши следует нажимать одновременно. Например, выражение «Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift» означает, что, удерживая клавишу Ctrl, вы должны одновременно с ней нажать также и клавишу Shift.

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты, comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция), или непосредственно автору книги по адресу: mvp@novsu.ac.ru.

Мы будем рады узнать ваше мнение!

Подробную информацию о книгах издательства «Питер» вы найдете на веб-сайте: http://www.piter.com.

Введение

Что такое делопроизводство и как работать с документом на компьютере

Курс подготовки офис-менеджера и секретаря-референта наряду с изучением компьютера включает делопроизводство, документоведение, научную организацию труда, основы безопасности и эргономики при работе на ПК, этикет и психологию делового общения, включая имидж представителя организации и многое другое.