Getting Things Done
Шрифт:
Самое лучшее время для такой работы – это выходные или отпуск потому, что в это время вероятность того, что вас потревожат резко уменьшается. Если вы собрались заниматься этим в обычный будний день, стоит убедиться, что не назначено никаких встреч или заседаний, исключение составляют лишь внезапно возникшие экстренные дела; на телефонные звонки пусть отвечает автоответчик или секретарь. Я не рекомендую задерживаться на работе для таких дел. К концу дня вы уже порядочно устали и рискуете попать в «заячий капкан». [4]
4
После работы можно переделать несложные
Для большинства тех, кого я консультирую, заставить мир подождать два дня – это задача весьма непростая – сложно избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Если же вы работаете в общей комнате, то выделить несколько часов в день для такой работы будет ещё сложнее.
Выделите процессу организации рабочего места два дня и они сто раз окупятся потом возросшей продуктивностью и спокойствием.
Сама по себе процедура организации не является «сакральным знанием», просто для того чтобы собрать и обработать огромное количество «разного», надо много сил и времени, особенно, если это «разное» было не закончено, не перепоручено или застопорилось. Прерывания и отвлечения могут увеличить требующееся время вдвое. Если в каком-то деле вы смогли добраться до полного его завершения за один присест, у вас появляется прочное чувство контроля, спокойствия и море новой невесть откуда взявшейся творческой энергии. Позже вы сможете налаживать вашу систему в более короткие сроки, рывками, выбирая время между делами в течение рабочего дня.
Вам понадобится физическое пространство, которое будет служить центральным контрольным пунктом. Если у вас уже есть свой стол или даже кабинет, это будет лучшей стартовой площадкой. Если вы работаете дома, тогда это будет вашим полигоном. Если вы совмещаете работу в офисе и фри-ланс, вы захотите установить идентичные взаимодополняющие системы в обоих местах.
Основой создания рабочего пространства являются письменный стол и место, куда можно собирать входную информацию. Некоторым людям, таким как менеджер торгового зала в магазине автомобилей, или медсестра, или приходящая няня, этого будет вполне достаточно. Для людей, много занимающихся письменной работой, рабочее место это ещё и компьютер, телефон, лотки для клейких листочков, ящики для рабочих бумаг, полки для папок с документами. Некоторым может понадобиться факс, принтер или оборудование для мультимедийных конференций.
Наличие функционального рабочего места критично. Если у вас такового ещё нет, так заведите. Это относится и к студентам, и к фрилансерам, и к пенсионерам. У каждого должен быть физический пункт контроля, из которого можно разруливать все остальное. Если бы мне надо было соорудить рабочее место за 2 секунды, я купил бы дверь, водрузил её на две тумбочки в качестве столешницы, поставил бы на неё три лотка для бумаг и положил бы ручку. И это была бы моя база. Если бы у меня ещё было время, чтобы присесть, я бы и стул купил. Поверьте, я частенько бывал в офисах, где и такая-то функциональность рабочих мест не обеспечена.
Не пренебрегайте рабочим местом дома. Как вы впоследствии поймете, важно, чтобы дома было хотя бы спутниковое офисному рабочее место. Многие из тех, с кем мне случалось работать, были совершенно обезоружены степенью беспорядка у них дома, по сравнению с офисом. И обещание самим себе наладить такой же порядок дома было для них весьма полезно.
Если у вас схожие проблемы, то, посвятите
Переносной офис
Если по работе вам приходится много ездить или вы просто ведете мобильный образ жизни, вам все равно было бы не лишне организовать передвижной мини-офис. Скорее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимыми отделениями и папками.
Часто возможность работать продуктивно теряется только, потому что большинство людей не имеет с собой необходимых рабочих принадлежностей и не могут с пользой использовать временные дыры, нередко случающиеся, если вы находитесь в пути. Хороший стиль работы, правильные инструменты и хорошая связующая система домашнего и офисного рабочих мест могут сделать путешествие весьма продуктивным в смысле выполнения определенных видов дел.
Не делитесь своим пространством!
У вас обязательно должно быть ваше собственное рабочее место или хотя бы место, куда можно складывать приходящую информацию или материалы и физическое пространство, в котором можно было бы работать с бумагами. Слишком многие супружеские пары, с которыми мне случалось работать, пытались организовать один на двоих рабочий стол. Когда же они все-таки переходили к раздельным столам, они ощущали, что разница была как между небом и землей. Это не только «разделение», которого они ожидали – они избавились ещё и от стресса из-за необходимости перемешивать жизни.
Одна чета решила даже устроить рабочее место в миниатюре на кухне так, чтобы мама, которая сидит с ребенком, могла заниматься своими делами и в то же время приглядывать за малышом.
Некоторые организации пытаются продвинуть идею «отеля» – то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации «офиса будущего» в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея «отеля» с треском провалилась из-за фактора собственичества – люди хотели иметь свои собственные документы и материалы. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость перебирать нашу корзинку, нашу систему хранения и изменять наш образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.
Наличие собственного рабочего места критично. Вам придется пользоваться своей системой, а не только размышлять о ней.
Вы можете работать удаленно где угодно, если у вас есть чистая, компактная система и вы знаете, как обрабатывать материалы быстро. Но вам все-таки нужна домашняя база, хорошо оснащенная набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы приземлитесь. Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для их материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов – довольно сложно представить, что все это когда-нибудь вообще будет мобильным.
Если вам поручено полное ведение проекта, для начала вам понадобятся некоторые основные инструменты и оборудование. По пути вам придется привыкать использовать новые инструменты, дающие богатые возможности, наряду с уже привычными вам.
Замечу, что нужные вещи не обязательно самые дорогие. Бывает, что чем более «исполнительным» кажется предмет, тем более функционально бездарным он оказывается на проверку.
Основные инструменты обработки