Getting Things Done
Шрифт:
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке – это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие – звонок, то он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие – это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За компьютером».
Моя личная система очень хорошо переносится, почти все хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой «Читать/Просмотреть» и с другой «Входящие Данные». В последнюю я кладу все, что требует следующего действия – внести в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в мои подлисты «Путешествия – Города» и т. д.)
Организация работы с электронной почтой
Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий – часто сама наилучшее напоминание для себя. Это особенно радует, если у вас много электронных писем, и вы проводите много времени за настройкой программ. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в системе вместо того, чтобы выписывать действия в списки.
Многие мои клиенты обнаружили, что полезно создать две или три отдельные папки в почтовом клиенте. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для ссылок или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения отдельно, вне «входящих» (где большинство людей их хранит).
Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять, вы должны выделить те письма прямо из почтовой программы, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться с приставной буквы или символа (1), чтобы она отличалась от папок ссылок, и (2) она будет находиться вверху в ваших папках в навигаторе. В Microsoft используют знак «@», а дефис («-») – в Lotus. В результате ваша папка «Группировка» будет содержать те электронные письма, с которыми нужно будет работать.
Дальше вы можете создать папку «@Ожидающие», которая появится в том же месте, что и папка «@Действия». Затем, если вам приходит письмо, над которым вы собираетесь поработать, вы перетаскиваете его в файл «@Ожидающие». В нем также могут быть напоминания о том, что вы делегируете электронной почте: когда вы используете электронную почту, чтобы сделать запрос или перепоручить действие, просто сохраните копию в файл «@Ожидающие». [9]
Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют направить копию электронной почты в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки «Send and File»). Другие (например, Outlook) одновременно сохранят ее в вашей общей папке «Sent Mail». В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет копирование («сс» или «bcc») и затем перетаскивание копии в папку «@Ожидающие» (Это относительно просто, используя MS Outlook, автоматически посылать себе копию сообщения в определенную папку).
9
Microsoft Outlook позволяет пользователям
Электронная почта от «Входящих» до «Пустой папки»
Метод, описанный выше, дает вам возможность опустошить ваши входящие электронные письма, что является большим подспорьем в контроле вашей ежедневной работы. Вы исправите «Входящие» на «Входящие»., так что все, что будет находиться в вашем ящике, станет ответом – мерцающим огоньком, говорящим вам о том, что нужно сделать. Большинство людей используют «Входящие» электронной почты как место для хранения нерешенных вопросов и ссылок, такая практика быстро «затуманит» ваш мозг: они знают, что им нужно все переоценивать, каждый раз глядя на экран.
Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается одновременно на экране, это достижение может быть очень функциональным, но с объемами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.
Требуется гораздо меньше энергии на то, чтобы хранить ноль входящих в электронном ящике, чем тысячу.
Опустошение всех входящих еще не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ все, что могли, РАЗОБРАЛИ все, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ все, что требует меньше двух минут, и поместили напоминания по всему, что ожидается и с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть файл «@Действия» и просмотреть те электронные письма, с которыми вы хотите работать. Разве это не легче, чем продираться через множество окон, опасаясь что-нибудь упустить.
Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях
Опасно размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения. Назначение системы организации состоит в том, чтобы хранить напоминания таким образом, чтобы видеть их тогда, когда вам нужно видеть их, чтобы вы могли доверять своему выбору, что делать (или что не делать). Перед тем, как вы уйдете из офиса, нужно просмотреть индивидуально те электронные письма, с которыми вам нужно работать, но которые все еще не обработаны, так же как и ваши списки «Звонки» или «За компьютером». Категория «@Действия» – это расширение вашей категории «За компьютером», и должна ее повторять. Ваша бумажная категория «Ожидающие» должна быть оформлена как список, если бумажные материалы используются в качестве напоминаний.
Расставление напоминаний о действиях в папке, в списках, и/или в системе электронной почты – это отлично, если вы просматриваете все категории, к которым вы добавили напоминания так, как это необходимо. Вам не нужны вещи, которые ускользают от вашей системы и не используются по своему назначению: напоминать вам.
Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с «пустой» головой, вам нужно знать, где находятся все действия, которые вам нужно предпринять, что это и то, что они могут подождать. И вам нужно сделать это за несколько секунд, а не дней.
Создание и поддерживание одного списка для всех ваших проектов (то есть каждое обязательство или желаемый результат, для которого потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы так еще не сделали, я рекомендую вам создать список «Проекты» в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка действий: это может быть категория в цифровом носителе, съемная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами с надписью «Проекты», с главным списком или отдельными листами для каждого проекта.