Getting Things Done
Шрифт:
Последний вопрос в личной системе организации, который заслуживает внимания, это проверочные списки, те рецепты потенциальных составных частей проектов, событий, ценных областей, интересов и ответственности.
Самые творческие проверочные списки часто генерируются в конце совещания с командой или компанией. Иногда они появляются, когда вы фокусируетесь на тренировке персонала или приеме на работу.
Когда я разбираю входящие с клиентами и просматриваю другие
§ Заниматься более регулярно.
§ Убедиться, что у нас есть оценочные формы для каждого тренинга.
§ Проводить больше времени с детьми.
§ Делать больше профилактического планирования для отдела.
§ Поддерживать боевой дух в команде.
§ Убедиться, что мы соответствует корпоративной стратегии.
§ Следить за оплатой услуг клиентом.
§ Что делать с этими неясными внутренними обещаниями и областями внимания?
Для большей части подобных вещей есть проект и/или действие, которое нужно определить. «Заниматься более регулярно» в действительности переводится для многих людей как «Установить программу регулярных упражнений» (проект) и «Позвонить Салли для предложений о личном тренере» (действие). В таких случаях обязательные проекты и действия должны быть определены и упорядочены в личную систему.
Но есть и то, что не очень подходит для этой категории.
Наброски ключевых областей работы и ответственности
Такие вещи, как «Поддерживать хорошее физическое состояние» или «Физическое здоровье и жизненная сила» должны быть занесены в отдельный проверочный список, который проверяется регулярно. Существует много слоев конечных результатов и стандартов, имеющих психическое воздействие на вас и ваш выбор в любое время, и знать о них, на всех уровнях, это всегда хорошо.
Ранее я предположил, что существует как минимум шесть уровней вашей «работы», на которую ее можно разделить, и каждый этот уровень заслуживает признания и оценки. При полной проверке всего важного, что у вас есть, и разделении на уровни появится удивительный проверочный лист. Он может включить:
§ Цели в карьере
§ Служба
§ Семью
§ Отношения
§ Сообщество
§ Здоровье и энергию
§ Финансовые ресурсы
§ Творческое выражение
Затем, двигаясь ниже на уровень, рассматривая вашу работу, вы можете захотеть иметь напоминания ключевых областей ответственности, ваших сотрудников, ценностей и т. д. Этот список может содержать:
§ Боевой дух команды
§ Процессы
§ Временные линии
§ Проблемы персонала
§ Объем работы
§ Коммуникацию
Все эти пункты могут быть включены в списки в вашей личной системе в качестве напоминаний, чтобы держать
Чем более нестандартная ситуация, тем больше нужно контроля
Степень, в которой любому из нас следует содержать проверочные листы и внешний контроль, прямо связана с нашим незнанием области ответственности. Если вы давно занимаетесь своим делом, и на вас нет давления для изменений в этой области, возможно, вам понадобится минимальная личная организация извне, чтобы контролировать ситуацию. Вы знаете, когда что должно произойти и как помочь им случиться, и ваша система в отличном состоянии, статус кво соблюден. Однако часто это не так.
Много раз вы будете обращаться к проверочным листам, чтобы сосредоточиться на нужных вещах, пока вы не вольетесь в то, что делаете. Если ваш исполнительный директор неожиданно исчез и вам нужно будет его заменить, вам понадобится иметь перед собой несколько обзоров и набросков, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. И если вы только что наняты на новую позицию, с новой ответственностью, которая еще не вполне вам знакома, вам понадобится структура контроля на первые несколько месяцев.
Проверочные листы дадут вам знать то, о чем не стоит беспокоиться.
Много раз я составлял списки областей, в которых работал, временно, пока все не становилось под моим контролем. Например, когда мы с моей женой решили создать новое направление в бизнесе, в котором мы работали много лет, я занялся областями ответственности, с которыми раньше не имел дела – а именно, бухучет, компьютеры, маркетинг, законы и администрация. Несколько месяцев мне потребовалось держать проверочные листы этих ответственностей перед собой, чтобы убедиться, что все пробелы заполнены и все под контролем. Как только управление бизнесом вышло на определенный уровень, мне больше не нужны были эти списки.
Будьте открыты к созданию любых видов проверочных листов при первой необходимости. Возможностей масса – от «Главных жизненных ценностей» до «Какие вещи взять в кемпинг». Создание списков по мере необходимости – это одна из сильных и простых процедур, которые вы можете ввести в свою жизнь.
Чтобы разжечь ваш творческий энтузиазм, вот список некоторых тем для проверочных листов, которые я видел и использовал многие годы:
Личные ценности
Области ответственности на работе (ключевые области ответственности)
Проверочные листы для путешествий (что взять или сделать до поездки)
Еженедельный обзор (все, что нужно просматривать и/или обновлять еженедельно)
§ Компоненты обучающих программ (все, что нужно для того или иного события, от начала до конца)
§ Клиенты
§ Проверочный список конференции (все необходимое для конференции)
§ Основные области (ключевые жизненные роли и ответственности)